Facturation électronique Peppol : s’équiper et réussir la transition

1. La facturation électronique : de quoi parle-t-on exactement ?

Depuis des années, beaucoup d’entreprises envoient leurs factures par e-mail au format PDF. C’est simple, rapide… mais ce n’est pas une facture électronique au sens légal du terme.

La réforme prévue pour 2026 change la donne : pour être conforme, une facture devra désormais être structurée et transmise via un réseau sécurisé comme Peppol.

📄 PDF, dématérialisation, facture électronique : attention aux confusions

• Une facture structurée, c’est un fichier au format standardisé (comme UBL ou XML), lisible automatiquement par les logiciels comptables
• Un PDF n’est pas une facture électronique, même s’il est envoyé par email
• Une facture dématérialisée, c’est simplement une facture papier scannée ou générée en PDF. Elle reste lisible par un humain, mais pas par une machine.

En résumé :

Ce n’est pas le support qui compte, mais la structure du fichier.

Une vraie e-facture = un fichier structuré + un envoi via un réseau sécurisé comme Peppol. Et pour ce faire, il vous le logiciel le permettant.

2. Peppol : le réseau sécurisé au cœur de la réforme

Pourquoi cette nouvelle réglementation ?

Les autorités belges veulent moderniser les échanges commerciaux et répondre à plusieurs enjeux :

• lutter contre la fraude à la TVA, grâce à une traçabilité complète des factures ;
• uniformiser les formats, pour faciliter le traitement automatisé ;
• alléger la charge administrative, surtout pour les PME ;
• accélérer les paiements entre entreprises et administrations.

👉 En imposant un format structuré (comme UBL ou XML) et un canal sécurisé (Peppol), l’État veut fiabiliser les échanges comptables tout en accompagnant la transformation numérique des entreprises.

Peppol, c’est quoi ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé d’échange de documents électroniques structurés. Il a été créé pour faciliter les échanges entre entreprises et administrations en Europe. Il s’impose désormais comme la norme pour la facturation électronique en Belgique.

Concrètement, Peppol permet de transmettre automatiquement une facture d’un logiciel à un autre, sans saisie manuelle, dans un format lisible par les machines (UBL, XML…).

Comment ça fonctionne ? L’écosystème technique simplifié

Peppol repose sur une architecture en 3 couches :

📤 1. L’entreprise émettrice

Émet sa facture via un logiciel de facturation compatible Peppol.

🔗 2. L’Access Point (point d’accès)

C’est la porte d’entrée vers le réseau Peppol. Il joue le rôle d’un intermédiaire sécurisé qui envoie ou reçoit les documents. Chaque entreprise est connectée à un Access Point.

📥 3. L’entreprise destinataire

Reçoit la facture directement dans son système via son propre Access Point, de manière sécurisée, rapide et standardisée.

Résultat : plus besoin d’envoyer un email, d’imprimer un PDF ou de ressaisir des infos. Tout passe de logiciel à logiciel, via Peppol.

Avec un outil comme Vertuoza, tout cela est géré en arrière-plan : vous émettez vos factures, elles sont envoyées automatiquement via Peppol, sans changer vos habitudes.

3. Quels sont les prérequis techniques pour être en règle ?

Pas besoin de tout révolutionner, mais quelques éléments techniques sont essentiels pour respecter la réforme.

Un logiciel compatible Peppol

Votre outil doit pouvoir :

• générer des factures au format structuré (UBL ou XML) ;
• les envoyer via un Access Point Peppol ;
• et surtout, être capable de recevoir automatiquement les factures électroniques.

Déjà équipé d’un logiciel ou d’un ERP ? Vérifiez qu’il est conforme Peppol. Sinon, prévoyez une mise à jour, un module additionnel ou un nouvel outil.

Et si votre logiciel n’est pas encore conforme ?

Pas de stress :

• contactez votre éditeur pour connaître ses plans ;
• optez pour un logiciel compatible en parallèle ;
• ou connectez-vous via un Access Point externe.

Mais ne tardez pas : une transition bien menée prend toujours un peu de temps.

📌 Et si vous facturez avec Word ou Excel ?

Ces outils ne sont ni structurés, ni connectés à Peppol. Il faudra passer à un véritable logiciel de facturation, adapté et conforme.

4. Comment se déroule l’envoi d’une facture électronique ?

Envoyer une facture électronique via Peppol, c’est bien plus simple qu’il n’y paraît — à condition d’avoir les bons outils. Voici comment ça se passe concrètement, étape par étape.

🧾 Les 4 étapes clés

1. Création de la facture‍

Comme d’habitude : vous encodez vos infos dans votre logiciel (client, prestations, montants…).

2. Structuration automatique‍

Le logiciel convertit la facture au format UBL ou XML, lisible par les systèmes comptables.

3. Envoi via Peppol‍

La facture est envoyée via le réseau sécurisé Peppol, grâce à un Access Point intégré.

4. Réception côté client‍

Elle arrive directement dans le logiciel de votre client, prête à être traitée.
Zéro email. Zéro ressaisie. Zéro PDF.

5. Et pour les entreprises du bâtiment ?

Dans la construction, la facturation électronique peut sembler plus technique… mais c’est aussi là qu’elle fait gagner le plus de temps.

🧾 Une facturation pas comme les autres

Le BTP, c’est rarement une simple facture en fin de chantier. Entre acomptes, situations, soldes et multi-intervenants, chaque projet demande une gestion structurée. La e-facturation permet d’automatiser tout ça, à condition d’avoir le bon outil.

🤝 Une coordination à plusieurs

Maître d’ouvrage, sous-traitants, clients publics… Pour que tout circule sans accroc, chacun doit être équipé d’un outil compatible Peppol. Sinon, c’est le blocage assuré.

🛠️ Un logiciel métier, ou rien

Pas question d’utiliser un outil générique. Il vous faut une solution qui gère vos cas de facturation spécifiques, vos plannings de chantier, vos échanges avec les marchés publics… et bien sûr, qui est déjà conforme Peppol.

👉 C’est exactement ce que fait Vertuoza : un outil pensé pour le bâtiment, avec la facturation électronique intégrée, prête à l’emploi.

6. Comment anticiper sereinement cette évolution ?

La facturation électronique ne s’improvise pas à la dernière minute. Bonne nouvelle : avec un peu d’anticipation, vous pouvez transformer cette obligation en opportunité de modernisation.

Comprendre les enjeux

Pas besoin de devenir expert. Il suffit de saisir l’essentiel : ce que la loi impose, ce qu’est une facture électronique, et comment cela impacte votre quotidien.

Faire un état des lieux

Posez-vous les bonnes questions :

• utilisez-vous déjà un logiciel de facturation ? Est-il compatible Peppol ?
• êtes-vous capable de recevoir des factures électroniques aussi bien que d’en envoyer ?
• vos équipes (administratif, compta, gestion) sont-elles prêtes ?

Un petit diagnostic interne vous permet d’identifier les points à améliorer, sans précipitation.

S’équiper d’un logiciel prêt à l’emploi

Choisissez un outil qui coche toutes les cases :

• compatible Peppol ;
• facile à prendre en main ;
• adapté à votre activité ;
• avec un bon support client.

Mieux vaut un logiciel déjà prêt pour la réforme, que de devoir tout adapter en urgence en 2026.

Impliquez vos partenaires

Prévenez votre comptable, vos clients, vos fournisseurs. Assurez-vous qu’ils soient aussi capables d’échanger en e-facture, pour éviter les couacs.

Testez avant la date limite

Dès que tout est en place, faites des essais. Un envoi test, une réception validée… et vous voilà tranquille pour 2026.

7. Quels sont les pièges à éviter ?

La transition vers la facturation électronique peut sembler technique, mais les principaux obstacles sont souvent des erreurs… de perception ou d’anticipation. Voici les pièges classiques à éviter :

❌ Penser qu’un PDF suffit

❌ Ne pas tester en amont

❌ Sous-estimer l’impact sur les équipes

❌ Attendre décembre 2025 pour s’y mettre

Conclusion : simplifier, automatiser, anticiper

La facturation électronique via Peppol n’est pas une révolution, mais une évolution facile à maîtriser avec les bons outils. En vous équipant d’un logiciel compatible et en testant vos processus, vous garantissez une transition fluide et sereine.

Anticiper dès aujourd’hui, c’est être prêt pour 2026, simplifier vos échanges et profiter des avantages de la digitalisation, le tout sans stress.