E-facturatie verplicht 2026: wat verandert er voor jou? De 10 meest gestelde vragen beantwoord.

📌 Wat is er nu eigenlijk verplicht in 2026?

Vanaf 1 januari 2026 worden alle btw-plichtige bedrijven in België verplicht om elektronische facturen uit te sturen bij transacties met andere bedrijven (B2B). Dat is het gevolg van een nieuwe Europese richtlijn die België omzet in nationale wetgeving.

Maar let op: het gaat niet gewoon over een pdf via mail sturen. Enkel e-facturen die voldoen aan het Peppol-formaat en via het officiële Peppol-netwerk verstuurd worden, zijn geldig.

Deze nieuwe aanpak moet zorgen voor:

• meer efficiëntie en automatisering,
  
  
• minder fouten,
  
  
• en een snellere opvolging van betalingen.

Toch merken we dat veel ondernemers, zeker in de bouwsector, met veel vragen zitten. Daarom beantwoorden we hieronder de 10 meest gestelde.

🧩 Maar eerst: “Wat is Peppol?”

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het veilig verzenden van e-facturen en andere zakelijke documenten. Het werd oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, maar wordt intussen ook gebruikt voor B2B-facturatie.

Peppol is geen software, maar een soort digitale snelweg. Jij en je klant hebben elk een “toegangspoort” tot die snelweg — een zogeheten Peppol Access Point. E-facturen worden automatisch via dit netwerk uitgewisseld, in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (zoals UBL).

Hoe werkt het precies?

Peppol werkt als een digitale snelweg met drie lagen:

1. De verzender (jij) maakt een factuur aan via een Peppol-compatibel programma;
   
   
2. Een Access Point verstuurt die factuur veilig via het netwerk;
   
   
3. De ontvanger (je klant) ontvangt de factuur rechtstreeks in z’n boekhoudsysteem.

➡️ Geen e-mails, geen pdf’s, geen overtypwerk. Alles verloopt automatisch van software naar software.

‍

Waarom is Peppol belangrijk?

• Het garandeert dat e-facturen veilig, correct en zonder handmatige tussenkomst worden afgeleverd.
  
  
• Het voorkomt fouten, verloren facturen of verkeerde adressen.
  
  
• Het maakt facturatie volledig digitaal — van zending tot boekhouding.
  
  

Om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, is het dus niet genoeg om een factuur te e-mailen: je facturatiesysteem moet verbonden zijn met Peppol én facturen in het juiste formaat versturen.

Gebruik je Vertuoza? Dan zit al deze techniek netjes geïntegreerd op de achtergrond. Jij maakt je factuur zoals gewoonlijk — de rest gebeurt automatisch via Peppol.

❓ Vraag 1: Is een pdf via e-mail nog geldig als e-factuur?

Nee. Een pdf is geen echte e-factuur volgens de nieuwe regelgeving. Enkel gestructureerde, elektronische bestanden (zoals UBL & XML) die via een beveiligd netwerk (zoals Peppol) worden uitgewisseld, voldoen aan de norm.

❓ Vraag 2: Moet ik mij registreren op Peppol?

Ja. Je moet via je software of boekhoudtool toegang krijgen tot het Peppol-netwerk. Meestal regelt je softwarepartner (zoals Vertuoza) dit automatisch voor je. Je hoeft zelf geen aparte stappen te zetten als je tool conform is.

❓ Vraag 3: Geldt dit ook voor eenmanszaken en kleine ondernemingen?

Ja, zolang je btw-plichtig bent en factureert aan andere bedrijven, val je onder deze verplichting. Enkel puur particuliere transacties (B2C) vallen buiten de regeling.

❓ Vraag 4: Wat gebeurt er als ik niet overschakel?

Je riskeert boetes of weigeringen van je facturen. Daarnaast werk je jezelf administratief in de problemen, want steeds meer klanten zullen jouw facturen niet meer accepteren als ze niet conform zijn.

❓ Vraag 5: Is mijn huidige facturatiesoftware voldoende?

Niet altijd. Veel tools kunnen wel facturen aanmaken, maar dat betekent niet automatisch dat ze Peppol-conform zijn. Vraag dit expliciet na bij je leverancier — of kies voor een tool zoals Vertuoza die dit al volledig geïntegreerd heeft.

❓ Vraag 6: Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

• Snellere betalingen
  
  
• Minder fouten (geen manuele overtypefouten)
  
  
• Automatisering van boekhouding
  
  
• Betere opvolging van openstaande facturen
  
  
• Meer transparantie
  
  

❓ Vraag 7: Wat als mijn klant geen e-facturen wil ontvangen?

Als het een bedrijf is, zal ook jouw klant wettelijk verplicht zijn om e-facturen te aanvaarden. Particulieren vallen hier niet onder, dus daar mag je nog een pdf sturen.

❓ Vraag 8: Is e-facturatie duur of ingewikkeld?

Niet als je de juiste software gebruikt. Bij Vertuoza zit e-facturatie gewoon inbegrepen in je bestaande omgeving. Je hoeft dus geen extra tool te gebruiken of ingewikkelde stappen te doorlopen.

❓ Vraag 9: Kan ik nog factureren in Word of Excel?

Voor particulieren wel. Voor bedrijven (B2B) ben je vanaf 2026 verplicht om de e-facturatie via Peppol te volgen.

❓ Vraag 10: Hoe begin ik eraan?

Heel eenvoudig:

1. Controleer of je facturatietool Peppol-conform is (of schakel over).
   
   
2. Vraag ondersteuning aan je softwarepartner (zoals Vertuoza).
   
   
3. Maak je eerste testfactuur aan.
   
   
4. Breng je klanten op de hoogte dat je klaar bent voor e-facturatie.
   
   

👷 Specifiek voor de bouwsector

In de bouwsector ligt de facturatie zelden eenvoudig. Denk aan:

• Tussentijdse facturen
  
  
• Voorschotten
  
  
• Meerdere partijen (hoofdaannemer, onderaannemer, architect)
  
  

➡️ Daarom is een algemene boekhoudtool vaak onvoldoende.

Je hebt nood aan:

• een bouwspecifiek systeem,
  
  
• mét ondersteuning voor complexe facturatieflows,
  
  
• en natuurlijk: Peppol-conformiteit.
  
  

Vertuoza is specifiek ontworpen voor de realiteit van aannemers, werfleiders en bouwadministratie. Ook voor e-facturatie zijn we volledig klaar — en maken we het jou makkelijk.

‍