Outils de signature électronique : Top 10 gratuits et payants

La signature électronique est de plus en plus présente dans le secteur de la construction. Et pour cause, cet outil offre de nombreux atouts. D’abord la rapidité. Les documents peuvent être signés et envoyés en quelques minutes seulement. Les signatures électroniques peuvent être réalisées de n’importe où et à tout moment.

Ensuite la conformité. Les signatures électroniques sont reconnues légalement.

Enfin, l’amélioration de la collaboration. Les documents peuvent être partagés et signés par plusieurs parties de manière instantanée.

Plusieurs logiciels sont aujourd’hui disponibles pour vous permettre d’instaurer la signature électronique dans votre activité.

On vous propose son top 10 des outils de signature électronique les plus intéressants du moment (gratuits et payants). 

Le 10 meilleurs outils de signature électronique

1. Vertuoza (et l’outil YouSign)

Vertuoza, logiciel de gestion pour le secteur du bâtiment, intègre la fonctionnalité de signature électronique grâce à YouSign, une solution de signature électronique. L’outil permet aux utilisateurs de gérer les devis et factures sans avoir à passer par une plateforme externe.

Le processus est volontairement très simplifié : 

• Les devis peuvent être envoyés électroniquement aux clients par le biais de Vertuoza.
• Les clients peuvent signer les devis rapidement et facilement.
• Une fois le devis signé, il est automatiquement marqué comme « accepté » dans Vertuoza.

Après la signature, un certificat d’authenticité est généré, garantissant la validité légale de la signature et permettant de valider la transaction.

Bon à savoir : La facilité et la rapidité de la signature électronique peuvent augmenter les chances d’obtenir de nouveaux chantiers.

2. Universign

Universign est une plateforme SaaS de signature électronique. Elle est reconnue comme Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS. Universign offre une solution conforme, sécurisée et simple à utiliser pour la signature électronique de documents.

L’outil propose différents niveaux de signature électronique adaptés à vos besoins (simple, avancée, qualifiée). 

Son intégration peut se faire par API ou directement depuis un portail Web. En revanche, Universign est payant. Les entreprises peuvent choisir des packs prédéfinis qui incluent un certain nombre de signatures électroniques.

3. Docusign

DocuSign est une plateforme de signature électronique qui permet de signer, envoyer et gérer des contrats en toute simplicité. Elle est conforme à la réglementation eIDAS. La plateforme propose différents niveaux de signature électronique : 

• La signature simple conforme à la réglementation eIDAS.
• La signature avancée (AES) qui inclut la vérification d’identité pour des cas nécessitant une vérification plus stricte.
• La signature qualifiée (QES) équivalent à une signature manuscrite qui respecte les normes européennes. 

Son interface intuitive est facile à utiliser. Docusign propose également un support disponible en cas de besoin. 

4. Signaturely

Signaturely est une plateforme de signature électronique conçue pour simplifier le processus de signature de documents. Elle offre une solution rapide et efficace pour obtenir des signatures légalement valides. 

L’outil vous offre la possibilité de télécharger des fichiers ou d’utiliser des modèles prédéfinis pour gagner du temps. Les modèles peuvent être partagés avec votre équipe.

Votre document prêt, les signataires reçoivent un email avec un lien pour accéder au document à signer depuis n’importe quel appareil. 

Signaturely guide les signataires pour compléter tous les champs requis et ajouter rapidement leur signature. De votre côté, vous conservez constamment un visuel sur les documents qui sont signés et qui ne le sont pas encore. Des rappels automatiques peuvent également être envoyés aux signataires n’ayant pas encore signé les documents.

5. Acrobat Sign

Acrobat Sign est une solution de signature électronique intégrée à Adobe Acrobat. Elle permet de gérer les signatures électroniques tout en profitant des fonctionnalités avancées de gestion des PDF d’Adobe. 

Le logiciel permet de signer électroniquement des documents et de collecter des signatures rapidement. Les destinataires peuvent se connecter et signer sans avoir besoin de télécharger une application ou de s’inscrire.

De votre côté, vous pouvez suivre et gérer les statuts de vos documents signés en temps réel.

6. Signeasy

Signeasy est une solution de signature électronique et de gestion de contrats. Elle vous offre la possibilité de préparer vos contrats, puis de demander des signatures électroniques. Les destinataires peuvent ensuite :

• Signer des documents depuis un ordinateur (même hors connexion).
• Signer des documents sur mobile, disponible sur iOS et Android.

Vous avez la possibilité de suivre le statut des contrats en temps réel. Vous recevez immédiatement une notification lorsqu’un document est signé. Vous pouvez aussi envoyer des rappels automatiques aux signataires si nécessaire.

7. Oodrive Sign

Oodrive Sign est une solution de signature électronique conçue pour répondre aux besoins de toutes les entreprises, des grandes structures aux PME et institutions publiques. 

La plateforme propose des signatures électroniques conformes et sécurisées, facilement intégrables dans les applications métiers et les flux de travail. Elles sont adaptées à divers niveaux de sécurité selon le règlement eIDAS : 

• la signature simple ;
• la signature avancée ;
• la signature qualifiée. 

Oodrive Sign est très simple d’utilisation. Vous n’avez qu’à glisser-déposer les documents, sélectionner les signataires et envoyer pour signature. Vous pouvez aussi faire signer les documents en face à face, en ligne ou hors ligne.

8. Dropbox Sign

Dropbox Sign (anciennement connu sous le nom de HelloSign) est une solution de signature électronique intégrée à la plateforme Dropbox. Il facilite la signature, la gestion et le stockage des documents administratifs et professionnels. Dropbox Sign offre des signatures électroniques juridiquement contraignantes en quelques clics.

L’outil permet de :

• Créer des modèles pour les documents couramment utilisés.
• Signer des documents sur des appareils mobiles.
• Stocker les documents signés de manière sécurisée dans Dropbox.

9. Xodo Sign

Xodo Sign est une solution gratuite de signature électronique qui permet de signer, envoyer et approuver des documents en ligne de manière sécurisée. Accessible depuis n’importe quel appareil, Xodo Sign simplifie la gestion des signatures électroniques pour les particuliers, les petites et moyennes entreprises, ainsi que les grandes entreprises.

Vous pouvez l’utiliser depuis n’importe quel appareil. L’outil procure un haut niveau de sécurité. Vos données sont chiffrées et gérées par une infrastructure hautement surveillée.

10. SignNow

SignNow est une solution de signature électronique conçue pour s’adapter aux flux de travail des entreprises. Elle permet de signer des documents en ligne, de générer des ententes, de négocier des contrats et d’accepter des paiements avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes.

SignNowest utilisable à tout moment et n’importe où, sur n’importe quel appareil. Il peut être intégré à de nombreux outils : Google Drive, MS Teams, MS Word, etc. Vous pouvez même conclure des affaires sans quitter le CRM que vous utilisez.

Outils de signature électronique : tout ce que vous devez savoir

Quels sont les principaux avantages de l’utilisation de la signature électronique dans le secteur du bâtiment ?

L’utilisation de la signature électronique dans le bâtiment présente plusieurs avantages :

• Les signatures électroniques permettent de signer et d’approuver rapidement des documents essentiels comme les devis, contrats et bons de commande, réduisant ainsi les délais de traitement.
• Elle permet de produire moins de papier et implique moins de frais d’envoi, ce qui diminue les coûts opérationnels. Les documents numériques sont également plus faciles à gérer et à archiver.
• Les signatures électroniques sont sécurisées et conformes aux réglementations, garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents. Elles offrent également une traçabilité complète et une validation juridique.
• Les professionnels du BTP peuvent signer des documents de n’importe où, ce qui est particulièrement utile sur les chantiers ou pour les équipes en déplacement.

Comment choisir l’outil de signature électronique le plus adapté pour mon entreprise dans le bâtiment ?

Pour choisir l’outil de signature électronique le plus adapté à votre entreprise dans le bâtiment, prenez en compte les critères suivants :

• Assurez-vous que l’outil offre des fonctionnalités adaptées à vos besoins, comme la gestion des devis, des contrats et des bons de commande.
• Vérifiez s’il peut s’intégrer avec vos logiciels de gestion existants.
• Choisissez un logiciel conforme aux réglementations légales, comme le règlement eIDAS en Europe.
• Optez pour une solution qui offre un haut niveau de sécurité, y compris le cryptage des données et la gestion des accès.
• Privilégiez une interface intuitive pour que vos équipes puissent rapidement adopter l’outil sans nécessiter une formation spécifique.
• Comparez les coûts des différents produits, en tenant compte des options de tarification flexibles (par exemple, à l’usage ou par abonnement).