Beheer jouw werfopvolging: 10 essentiële stappen voor een geoptimaliseerde werfopvolging!

Het succes van een bouwproject is afhankelijk van verschillende elementen, zoals het bestek, de voorlopige planning en het budget. Om de prestaties van je team te verbeteren, is het essentieel om effectief bouwprojectmanagement te implementeren. Dit zal niet alleen de voortgang van de bouwwerf optimaliseren, maar je ook helpen om onverwachte gebeurtenissen tijdens de uitvoering van het werk te anticiperen.

Beter nog, het zal je helpen een kwaliteitsvolle klantrelatie op te bouwen.

Wat is werfopvolging?

💡 Let op: in deze context gaat het specifiek om het beheer van de werf, niet alleen om het volgen van de voortgang.

Voordat we verder ingaan op het onderwerp, is het belangrijk om duidelijk te maken wat we onder werfopvolging verstaan. Dit proces omvat voornamelijk de volgende aspecten:

• Zorgen voor kwaliteitswerk (met inachtneming van de geldende normen)
• Zorgen voor een goede inzet van menselijke en materiële middelen
• De ontwikkeling van het bouwproject optimaliseren
• De bouwkosten en het budget beheersen
• De rentabiliteit van de bouwwerf verbeteren
• De planning op de bouwwerf volgen en respecteren
• Leveringsvertragingen vermijden
• Zorgen voor een goede verstandhouding tussen de betrokken partijen (hoofdaannemer, professioneel team, onderaannemers, vakmensen, opdrachtgever, enz.).

Kort gezegd, werfopvolging is een methode die ervoor zorgt dat alle aspecten van een bouwproject soepel verlopen, van begin tot eind.

Wat zijn de 10 stappen van werfopvolging?

Bouwondernemingen realiseren zich dat uitdagingen op de bouwwerf snel belemmeringen kunnen vormen voor de voortgang van het project. Gelukkig draagt de implementatie van een doeltreffend werfopvolgingproces aanzienlijk bij aan het overwinnen van deze problemen. Ontdek hier 10 onmisbare stappen voor het succesvol beheren van jouw bouwprojecten.

Hier zijn 10 essentiële stappen voor succesvol beheer van je bouwwerven.

1. De bouwwerf voorbereiden

Doelen: de behoeften van elke vakman die betrokken is bij het bouwproject beoordelen en zorgen voor een optimale start van de werf onder de beste omstandigheden mogelijk.

Deze fase richt zich op het definiëren van de werkelijke behoeften van een bouwwerf. Hierbij dien je gebruik te maken van alle beschikbare informatie, met name via het bestek, de bouwtekeningen, technische details, maatvoeringen en andere documenten die het contract regelen. 

De voorbereiding van de bouwwerf is gebaseerd op twee factoren: 

• Macroplanning: deze focust op de belangrijkste fasen van een bouwproject (ruwbouw, afbouw en afwerking)
• Microplanning: dit betreft de coördinatie van de taken op korte termijn (Wat zijn de doelen voor deze week? Wie moet worden ingezet op de bouwwerf deze week? Zijn de beschikbare middelen voldoende? enz.)

Dit is een fase die plaatsvindt vóór het begin van de bouwwerkzaamheden. Maar het blijft van belang gedurende de hele operatie - van de ontwerpfase tot de oplevering van de bouwwerf. Toch is het essentieel voor de algemene en dagelijkse planning van je bouwwerven.

2. Rekening houden met geldende normen

Doelen: naleving van de werkzaamheden waarborgen en de veiligheid van werfarbeiders verzekeren.

Bij het ontwerpen en organiseren van een bouwwerf is het cruciaal om rekening te houden met de geldende regelgeving. Om ervoor te zorgen dat zowel het project als de uitvoering ervan conform deze regels verlopen, dien je daarom de volgende elementen in overweging te nemen:

• De bouwkwaliteit van opgeleverde gebouwen
• Naleving van bouwvoorschriften (inzet van materialen en werkmethoden)
• Toepassing van milieunormen
• Handhaving van veiligheidsvoorschriften op de bouwwerf

In de voorbereidingsfase voer je specifieke technische studies uit. Met de rapporten en verzamelde gegevens kun je vervolgens:

• De haalbaarheid van het bouwproject bepalen (zowel op administratief, technisch als budgettair vlak)
• De fasen en uitvoeringsplannen definiëren om het project succesvol uit te voeren
• De menselijke, materiële en financiële middelen samenstellen om de voortgang van de werf op tijd te verzekeren
• De verschillende documenten opstellen die nodig zijn voor de organisatie van de werf

3. Optimaliseren van de bouwplanning voor efficiënte werfopvolging

Doel: effectieve coördinatie van alle betrokken partijen op de bouwwerf.

Voordat je met de werkzaamheden begint, moet je uiteraard een planning opstellen voor je bouwproject. In de bouwsector is het opstellen van een voorlopige bouwplanning een essentieel onderdeel van de voorbereidingsfase van de bouwwerf. Deze planning verdeelt de werf in diverse taken die toegewezen worden aan verschillende vakgebieden.

In eenvoudige termen geeft de voorlopige bouwplanning de opeenvolging van werken en taken in de tijd aan.

Hoe dan ook, het opstellen ervan omvat enkele cruciale stappen, waaronder:

• Het bepalen van de uitvoeringstijd en deadline van elke taak
• Het berekenen van de bouwkosten, inclusief de berekening van arbeidskosten en prijsbeheer
• Het identificeren van de taken die nodig zijn om de werken uit te voeren
• Het plannen van de fasen gedurende de levensduur van de bouwwerf

💡 Vertuoza's bouwsoftware helpt je om je planningsprocessen te verfijnen.  Deze op maat gemaakte applicatie voor bouwprofessionals ondersteunt je bij het efficiënter en met meer zekerheid beheren van je bouwwerf.

4. Teamplanning definiëren

Bekijk welke arbeiders of teams je nodig hebt op de bouwwerf en voor welke periode, afgestemd op specifieke werkzaamheden.

Daarom is het van essentieel belang om de diverse taken en benodigde tijd voor uitvoering door de ploegen en vakmensen vast te stellen.

👉 Enkele tips:

• Denk aan de benodigde vaardigheden
• Check de beschikbaarheid van iedere medewerker voordat je hem of haar inplant
• Vermijd het inplannen van opeenvolgende lange werkdagen
• Voorkom dat ze meerdere lange dagen achter elkaar moeten werken
• Communiceer duidelijk aan je teams wat de taken zijn, evenals de deadlines en doelen

Een efficiënte organisatie van de teamplanning is cruciaal om de productiviteit van je teams te optimaliseren.

5. Efficiënt plannen en beheren van materiële middelen op de bouwwerf

Naast de inzet van arbeidskrachten zijn materiële middelen van essentieel belang op een bouwwerf. Het nauwkeurig plannen en voorzien van deze middelen is van cruciaal belang om organisatorische problemen te voorkomen. Hier volgen enkele stappen om materiële middelen voor een bouwwerf te optimaliseren:

1. Identificeer het benodigde materieel voor elke taak: denk aan hijsapparatuur, handgereedschap, zware machines, voertuigen, steigers, bouwmaterialen, enz.
2. Beoordeel de beschikbaarheid van het materieel: zorg ervoor dat het benodigde materieel beschikbaar is op het moment dat het nodig is.
3. Plan de levering van het materieel op basis van de startdatum van de taken: zorg ervoor dat het materieel tijdig wordt geleverd om een tijdige oplevering van de bouwwerf te waarborgen.
4. Voer regelmatig onderhoud aan het materieel uit: hou het materieel in optimale conditie voor efficiënt gebruik.
5. Zorg voor de juiste opslag van het materieel: vermijd schade en verlies door het materieel op een correcte manier op te slaan.

Door deze stappen te volgen, kun je materiële middelen op de bouwwerf effectief mobiliseren, wat bijdraagt aan een tijdige en veilige voltooiing van de taken. Ontdek hoe een geavanceerde bouwsoftware je kan ondersteunen bij het optimaliseren van deze processen en het verbeteren van de algehele efficiëntie op de bouwwerf.

6. Facturatie van de bouwwerf opvolgen

Het nauwlettend volgen van de facturatie op een bouwwerf is van cruciaal belang voor de financiële gezondheid van je bouwbedrijf. Het draait allemaal om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden nauwkeurig worden gefactureerd en dat de betalingen tijdig worden verwerkt. Ontdek hoe een gestroomlijnd facturatieproces de financiële stabiliteit van je bouwonderneming kan ondersteunen en verbeteren.

Voor een gezonde cashflow is het een goed idee om facturen te sturen op basis van de voortgang van de werken, ook wel ‘voortgangsfactuur’ genoemd. Het idee is om de klant te factureren op basis van de werkelijke voortgang van de bouwwerf. Op deze manier heb je onder andere de mogelijkheid om de volgende materialen te bestellen en beschik je altijd over liquide middelen.

Hier is hoe je de facturatie van je bouwwerven effectief kunt opvolgen:

1. Stel een systeem op voor het volgen van betalingen, uitgegeven facturen en ontvangen facturen
2. Controleer de betalingsvoorwaarden voor elke factuur en zorg ervoor dat betalingen tijdig worden uitgevoerd
3. Registreer de facturen die voor elke taak op de bouwwerf zijn uitgegeven door het gefactureerde bedrag, de datum van uitgifte en de details van de factuur bij te houden
4. Volg te ontvangen facturen op door het te ontvangen bedrag, de vervaldatum en de factuurgegevens te noteren.
5. Doe regelmatig een statusupdate van de facturatie om achterstallige facturen en facturen die opvolging vereisen te identificeren
6. Communiceer vooral met klanten over achterstallige betalingen

💡 Facturatiebeheer kan complex en tijdrovend zijn. Met bouwsoftware zoals Vertuoza, die het facturatieproces vereenvoudigt, bespaar je tijd en verhoog je je efficiëntie!

7. Materiaalbehoeften op de bouwwerf beheren

Effectief beheer van materiaal op de bouwwerf is van essentieel belang. Het vermijden van leveringsvertragingen en tekorten is cruciaal om vertragingen in de oplevering en financiële verliezen te voorkomen. Een realtime voorraadbeheer is onmisbaar voor doeltreffende werfopvolging.

8. Rentabiliteit van de bouwwerf controleren

Elke onvoorziene gebeurtenis brengt extra kosten met zich mee. Het is van belang om deze kosten te identificeren en toe te wijzen aan de rentabiliteit van de bouwwerf. Uitgaven kunnen variëren, zoals extra arbeidskrachten, aankoop van onvoorziene materialen, bijkomende reiskosten, en verlengd gebruik van machines dan oorspronkelijk gepland.

Al deze aspecten moeten worden berekend om een real-time voorspelling van de rentabiliteit te waarborgen. Op deze manier kun je tijdig de juiste beslissingen nemen om het succes van de bouwwerf te garanderen. In het beheer van je bouwproject is het tevens cruciaal om regelmatig de productiviteit van je teams te optimaliseren.

Door stilstandtijden te verminderen, inefficiënte taken te elimineren, en arbeidskosten te verlagen, werk je aan het maximaliseren van de efficiëntie van je bouwproject.

9. Werfopvolging handhaven

Een proactieve en grondige aanpak, met speciale aandacht voor planning, kostenbeheer, omgang met onvoorziene omstandigheden en communicatie, zijn belangrijk voor een succesvolle werfopvolging. In essentie betekent werfopvolging dat de voortgang van het project op de bouwwerf nauwlettend wordt gevolgd.

Verschillende essentiële acties zijn hierbij inbegrepen, zoals het volgen van teamleiders en betrokkenen, inspecties op de bouwwerf en de oplevering van de uitgevoerde werken aan het einde van het project.

Het volgen van teamleiders en betrokkenen

Om het succes van een bouwwerf te waarborgen, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat alle teamleden in dezelfde richting werken. Daarom is het van groot belang om de teamleiders en betrokkenen nauwlettend te volgen, helder te communiceren en gedetailleerde bouwwerfrapporten te verstrekken, inclusief geïllustreerde foto's.

Werkbezoeken

Werkbezoeken spelen eveneens een cruciale rol in het bouwwerftoezicht, waardoor de conformiteit van het werk en de naleving van de geplande deadlines gecontroleerd kunnen worden. Het is van belang elk verslag nauwkeurig vast te leggen en indien nodig te bespreken tijdens bouwvergaderingen.

De oplevering van de uitgevoerde werken

Tot slot is het opheffen van voorbehouden aan het einde van de bouwwerf een belangrijke stap om te controleren of de voltooide werken aan de eisen van de klant voldoen. Deze stap wordt doorgaans uitgevoerd tijdens een eindinspectie.

10. Budgetbeheer

Doelen: het toegewezen budget respecteren, de kosten van het project ramen en de winstmarge berekenen.

Het zorgvuldig opvolgen van de vastgestelde budgetten met je klanten en het beheersen van de kosten op je bouwwerven zijn van cruciaal belang om te waarborgen dat je bedrijf een bevredigende winstmarge behaalt. 

Verschillende gespecialiseerde bouwsoftware en online tools kunnen deze taken aanzienlijk vereenvoudigen. Het gebruik van geavanceerde bouwsoftware, zoals Vertuoza, biedt niet alleen tijdsbesparing, maar geeft je ook real-time inzicht in alle financiële aspecten van diverse projecten. Ontdek hoe Vertuoza je kan ondersteunen bij het optimaliseren van je budgetbeheer en het maximaliseren van je winstpotentieel in de bouwsector.

Vertuoza, jouw partner voor je werfopvolging!

In de praktijk is Vertuoza bouwsoftware een handige tool om je te ondersteunen bij:

• Het actualiseren van klantbetalingen voor een gezonde financiële balans
• Het beheren van uitgaven (op het gebied van materiaal en personeelsmiddelen) en verhoudingsgewijs
• Het automatiseren van tijdrovende administratieve taken (offerte, facturering, creditnota, interventierapport, enz.).

Dit stelt je in staat om op elk moment de behoeften van je bedrijf te beoordelen en snel beslissingen te nemen om eventuele obstakels te overwinnen die extra kosten met zich mee kunnen brengen.

Goed budgetbeheer op de bouwwerf omvat cruciale aspecten zoals prijsonderhandelingen en het monitoren van materiaalvoorziening. Hier komt Vertuoza als online bouwsoftware met echte meerwaarde naar voren.

Bovendien garanderen wij dat je altijd beschikt over actuele technische gegevens, die tijdens het project evolueren, zoals vergadernota’s en rapporten.

Tijdens een periode van groei kan het gebruik van projectbeheer- en monitoringbouwsoftware echt een verschil maken! Met bouwsoftware zoals Vertuoza kun je alle aspecten van je bouwbedrijf beheren, inclusief werfopvolging.

Heb je meer informatie nodig? Aarzel niet om je vragen aan ons te stellen. Ons team staat helemaal klaar om je te helpen.

‍