Rapport d’intervention : comment le rédiger étape par étape

Pourquoi rédiger un rapport d’intervention ?

Le rapport d’intervention, aussi appelé fiche d’intervention ou bon d’intervention, rend compte de votre rôle en tant qu’intervenant sur le terrain (artisan ou technicien), et du cadre de la mission. Ce document récapitulatif clôt définitivement l’intervention. 

Avant de vous lancer dans la rédaction, prenons quelques instants pour explorer l’utilité et les avantages d’un rapport d’intervention, autant pour la société du bâtiment qui intervient que pour le client : 

• encadrement de l’intervention : grâce au contexte et au détail de la mission (coordonnées, lieu, historique), le bon d’intervention fournit des directives précises ; 
• traçabilité : chaque intervention (maintenance préventive, corrective ou dépannage) est consignée pour garder un historique des actions menées. Le chef d’équipe dispose ainsi d’une trace, avec une vue d’ensemble sur l’intervention, sans se déplacer ;
• communication facilitée : la fiche d’intervention offre un lien direct entre les techniciens, le chef de chantier et le client à l’aide d’informations claires et structurées ;
• gestion administrative : la signature du client sur place fournit une attestation de la validation des travaux et évite les litiges ;
• optimisation des tournées : avec une bonne gestion et planification des interventions, vous améliorez la réactivité et la qualité du service ;
• compréhension de la facturation : du côté du client, le bon d’intervention rassure sur le sérieux de l’entreprise de BTP et facilite la compréhension des travaux réalisés.

‍Bon à savoir : Le rapport d’intervention est un document précieux puisque vous pouvez l’utiliser pour justifier une facturation ou comme preuve en cas de litige.

Les étapes pour rédiger votre rapport d’intervention

Un bon rapport d’intervention se compose de trois éléments clés : la concision, la précision et la facilité de lecture. Pour parvenir à ce résultat, il vous suffit de suivre les 3 étapes suivantes.

Étape 1 : préparez les informations pour votre intervention

La première étape consiste à définir le cadre de votre intervention. Prenez le temps de rassembler toutes les informations nécessaires :

• date et heure ;
• lieu ;
• nom du client et historique des interventions ;
• type d’intervention (maintenance, dépannage, installation, etc.) ;
• les pièces détachées ou outils à utiliser ;
• planification de la mission dans votre application mobile ou CRM. 

Avec une préparation millimétrée, vous poserez les bases d’un rapport d’intervention complet et précis. Une fois que vous aurez balisé le terrain, vous pourrez avancer sereinement pour éviter les erreurs de gestion de la maintenance ou de la facturation.

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Bon à savoir : Avant de partir en mission, munissez-vous de votre tablette de chantier ou smartphone. Vous pouvez prendre des photos sur le chantier pour illustrer l’intervention, ce qui renforce la preuve en cas de litige.

Étape 2 : structurez votre rapport

Une fois que vous aurez toutes les informations sous la main, vous n’aurez plus qu’à structurer votre fiche d’intervention en suivant notre modèle de rapport.

En-tête du rapport

• Identification : indiquez la raison sociale de votre entreprise, votre numéro de SIRET et de TVA, le numéro de dossier ou de l’intervention, vos coordonnées (adresse, mail, téléphone).
• Informations client : nom, adresse, mode d’accès, coordonnées du client, numéro de contrat et historique.
• Date et heure : précisez la date et l’heure de création du document.

Description de l’intervention

• Objet de l’intervention : expliquez clairement la demande d’intervention (maintenance, dépannage, vérification, etc.).
• Déroulement des opérations : décrivez étape par étape ce qui a été réalisé sur le terrain, les contraintes spécifiques, le matériel nécessaire, les éléments d’identification des équipements (référence, désignation, numéro de série).
• Observations et remarques : notez toute anomalie, recommandation ou point d’amélioration constaté, ainsi que le statut de l’intervention (en cours, à poursuivre, abandon).

Preuves et justificatifs

• Photos : ajoutez des images prises sur le terrain pour illustrer le problème et la solution apportée. 
• Commentaires : rédigez des remarques sur la qualité du travail, le temps passé et toute information pertinente pour la suite. Par exemple, si une pièce détachée a été remplacée, indiquez la référence et le motif du remplacement.
• Signature : conservez un espace pour la signature du client qui attestera de la bonne réalisation de l’intervention.

Cette structure, simple et claire, vous assure que chaque fiche d’intervention est la plus complète possible. La standardisation de vos rapports contribue à une meilleure gestion de chantier et à un gain de temps précieux pour votre activité BTP.

‍Bon à savoir : L’application mobile Vertuoza vous permet d’ajouter directement vos photographies et commentaires dans votre rapport d’intervention. 

Étape 3 : validation et signature

La validation de l’intervention est une étape cruciale pour clore votre dossier. Une fois l’intervention terminée, demandez à votre client de signer le rapport afin de prouver que la prestation a été réalisée conformément à ses attentes.

Grâce à Vertuoza, la signature du client est saisie numériquement, sécurisant ainsi le processus et facilitant la facturation sur place. La validation immédiate sur le terrain vous permet d’éviter les malentendus, tout en renforçant la relation de confiance entre le client et le prestataire.

Vous souhaitez voir comment ça marche ? Suivez le guide !

Bon à savoir : Après la signature électronique, l’application Vertuoza vous offre la possibilité d’envoyer automatiquement le rapport d’intervention aux clients ou aux services internes (comptabilité, SAV, etc.). 

Les avantages de Vertuoza pour vos rapports d’intervention par rapport aux outils classiques

Vertuoza vous fait découvrir les avantages de la dématérialisation qui font toute la différence sur un chantier. Plus besoin de perdre du temps à remplir des formulaires sur Word ou à jongler entre plusieurs fichiers Excel. Avec Vertuoza, la création du rapport d’intervention se fait automatiquement en ajoutant simplement vos photos et commentaires. 

Que vous soyez sur le terrain ou au bureau, vous créez et consultez vos rapports en temps réel depuis l’application mobile. De cette manière, vous bénéficiez d’une gestion des interventions beaucoup plus fluide et réactive. L’ergonomie et la simplicité de l’outil réduisent considérablement le temps passé à rédiger chaque fiche d’intervention, optimisant ainsi la productivité de vos équipes sur le terrain. 

Autre avantage : la possibilité de faire signer le client directement via l’application et d’envoyer la facture sur place réduit le risque de litiges et vous simplifie la vie. Tous vos rapports sont stockés et archivés de façon sécurisée, offrant une traçabilité totale de vos opérations de maintenance et de dépannage.

Bon à savoir : Vertuoza s’intègre avec vos outils existants (CRM, ERP, GMAO, etc.), facilitant la synchronisation des données et le suivi global des interventions.

Avec ces conseils en poche, vous êtes désormais prêt à rédiger vos rapports d’intervention de manière simple, efficace et surtout, en toute sérénité ! Vertuoza s’adapte à vos besoins, vous aide à gagner du temps et à booster la productivité de vos équipes sur le terrain. N’attendez plus pour profiter de tous les avantages d’une solution moderne et intuitive, pensée spécialement pour vous.

Rapport d’intervention : tout ce que vous devez savoir

Qu'est-ce qu'un rapport d'intervention et pourquoi est-il important ?

Un rapport d'intervention est un document récapitulatif détaillant les actions réalisées sur le terrain. Il documente le déroulement de la mission, facilite le suivi des interventions et améliore la communication avec les clients.

Quels avantages Vertuoza offre-t-il par rapport à Word ou Excel ?

Vertuoza offre une solution tout-en-un de gestion des interventions qui améliore la planification, la facturation et le suivi de chaque mission. En digitalisant vos rapports d’intervention, vous automatisez leur création, intègrez facilement des photos et des commentaires, signez électroniquement l’achèvement des travaux et envoyez le document avant de quitter les lieux.

Comment intégrer des preuves visuelles dans le rapport ?

L'application mobile Vertuoza vous permet d’ajouter des photos et des commentaires en temps réel, offrant ainsi une documentation complète et sécurisée de chaque intervention.